Uno dei plus in ambito business durante la New Economy era certamente la possibilità di gestire gli acquisti di un'azienda via internet. E-procurement ed E-marketplace divennero ben  presto dei trend molto popolari, con promesse di clamorose riduzioni dei costi.Da allora molto è cambiato: l'e-procurement come altri settori ha dovuto registrare fallimenti, consolidamenti, tecnologie immature e progetti abbandonati. Proviamo ad analizzare freddamente il fenomeno attraverso un caso di successo, quello di Pirelli, una delle prime grandi imprese italiane ad adottare soluzioni di questo genere, che ora gestisce l'80% di tutti gli acquisti di beni indiretti a livello mondiale con un sistema software di SRM -Supplier Relationship Management.

Ne abbiamo parlato con Luca Urban, responsabile manutenzione applicativa ed e-procurement di Pirelli Sistemi Informativi.

Qual è il contesto IT di Pirelli? 

Le prime soluzioni applicative realizzate da Pirelli in ambito e-procurement risalgono all’anno 2000, con l'adozione di SAP B2B Procurement 2.0. Questa versione è poi evoluta progressivamente verso SAP SRM – Supplier Relationship Management 3.0.  versione attualmente in uso.L'attuale  contesto architetturale  si configura come una unica istanza fisica e "centralizzata" che viene utilizzata in modo condiviso da tutte le società del gruppo Pirelli a livello world-wide, ovvero dalla capogruppo Pirelli &C,   da Pirelli Tyre (pneumatici),  Pirelli Eco Technology (mobilità sostenibile), Pirelli RE (immobiliare), Pirelli Broadband  Solutions (soluzioni per l'accesso alla banda larga), Pirelli Ambiente (energie rinovabili) e  PZero (moda ). 

L'architettura di SAP SRM 3.0. prevede oggi un dialogo con 18 diverse istanze di SAP R/3, un’interfaccia fruibile in 10 diverse lingue  e l’integrazione con  differenti applicazioni interne di catalogo elettronico, nonchè con una trentina di fornitori strategici per i quali è previsto un collegamento diretto ai loro siti di vendita.

Quali sono le novità introdotte dall'e-procurement nella gestione degli acquisti?

Il sistema SAP SRM 3.0. consente agli utenti finali di formalizzare il fabbisogno acquisti tramite un’interfaccia web accessibile dalla Intranet aziendale e di svolgere il ciclo gerarchico di approvazione di tali fabbisogni in maniera completamente elettronica. Attraverso quindi un flusso di mail di richiesta ed esecuzione delle approvazioni, in maniera completamente integrata è possibile tracciare il flusso dei documenti di acquisto, fino alla chiusura delle attività di ciclo passivo.Le principali novità che poi si traducono in vantaggi nell’ adozione del sistema SRM sono: 

  • Strutturare il sistema di deleghe aziendali all'interno dell'applicativo, con conseguente velocizzazione dei processi;
  • Riduzione tempo totale ciclo di acquisto;
  • Maggior focalizzazione sugli aspetti negoziali/strategici;
  • Maggior controllo e adempimento delle procedure di verifica/approvazione;
  • Paperless (sostanziale riduzione delle firme cartacee);
  • Facilità nell’instradare lo spending su fornitori strategici grazie all’utilizzo di cataloghi on-line.;
  • Confronto con i valori di budget.

Quali sono i numeri in gioco?

Sul sistema di e-procurement SAP SRM  vengono creati circa 165.000 shopping basket all'anno (dato 2008), con una media di 2.150 utenti attivi nei 19 paesi europei e 6 paesi extra-europei.

Quali le peculiarità tecnologiche del progetto?

Per rispondere a questa domanda citerò degli esempi:  per facilitare il lavoro degli utilizzatori nella fase di “approvazione” dei documenti di acquisto, abbiamo realizzato un flusso “ad hoc” di approvazione elettronica attraverso “Microsoft Outlook”. Questo evita agli utenti di doversi collegare al sistema in fase di approvazione, garantendo anche la possibilità di “approvazioni”  tramite “mobile” (Smarthphone, Palmare etc…).Sempre in ottica di miglioramento continuo, stiamo in questo periodo valutando l’ipotesi di una integrazione applicativa tra SRM e SAP-EP che consenta agli utenti di accedere ad SRM in modalità SSO (single sign on). Questa integrazione abilita la realizzazione di funzionalità “semplificate” rispetto alla configurazione classica del sistema.

Quali sono le difficoltà indotte dall'avere sedi in tutto il mondo?

Ovviamente avere sedi in tutto il mondo prevede una maggiore difficoltà in termini di gestione delle iniziative di evoluzione e di supporto, credo comunque che la complessità più grande non sia tanto questa ma che si debba attribuire alla gestione di un unico sistema con il quale gli utenti generano annualmente più di 160.000 transazioni.

Quali saranno le prossime evoluzioni?

Le prossime evoluzioni del sistema prevedono la valutazione di un upgrade tecnologico dell'applicativo all'ultima release disponibile (7.0) al fine di poter sfruttare i vantaggi in termini di " utilizzo  " della nuova "user interface" e la minor complessità di gestione del nuovo sistema di workflow, disponibile in alternativa al precedente. 

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Luca Urban – 37  anni , è laureato in ingegneria informatica con una tesi sui sistemi SAP realizzata presso Andersen Consulting . Terminati gli studi al politecnico di Milano  viene assunto dalla stessa  società di consulenza dove lavora per circa 3 anni in ambito SAP, prima come programmatore e successivamente in ambito funzionale.    Nel 2000 entra  in Pirelli come responsabile del coordinamento degli sviluppi custom per le iniziative SAP in ambito Cables & System. Successivamente  ha  ricoperto differenti  ruoli sempre di crescente responsabilità,  tra i quali il ruolo di Client Manager  all'interno del gruppo e dal 2007  è  responsabile della gestione applicativa, dei sistemi e-procurement e degli sviluppi WEB HR.

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